Houd je adem in en duik diep
Goed bedoeld advies geven of beter je mond houden? Om iemand te helpen is je advies niet altijd zo goed als het lijkt. In deze blog leg ik uit waarom ik liever ga duiken en hoe ik dat doe.
Aannames zijn gevaarlijk
Hoe vaak denk jij dat je weet wat een ander denkt? Ik om eerlijk te zijn best vaak. Het gaat bijna automatisch. Het stomme van aannames doen is dat we geen verkeerde intenties hebben.
Te snel denken dat je weet wat de ander denkt of nodig heeft, kan een valkuil zijn waar je vol in lazert als je niet oppast.
Sinds ik actief als facilitator groepen mensen begeleid, merk ik dat de kracht van het stellen van vragen veel groter is dan het gaan zitten op de zogenaamde adviesstoel. Lekker zitten, de boel aannemen en dan vertellen wat ze moeten gaan doen.
Ik ben een paar keer in die valkuil getrapt en toen ik me daar bewust van werd, ben ik gaan onderzoeken hoe ik het anders kan doen. Hoe ik mijn eerste gesprekken - met mensen die ik wil helpen - wil voeren. Wat wil ik wél zeggen en wat wil ik vooral níet zeggen?
Waarom vragen het meestal wint van adviseren
In de coronaperiode heb ik hierover veel research gedaan. Ik sprong van online meetup naar online meetup, en sprak verschillende creatieven in o.a. mijn eigen podcast Dit leer je niet op school. Zo ook Joost MF Liebregts, een technisch ontwerper en coach voor studenten op de TU in Eindhoven. Hij is ervan overtuigd dat je als ontwerper vooral veel vragen moeten stellen om tot een goede oplossing te komen. Sterker nog, als hij een vraag krijgt, dan is zijn antwoord vaak een wedervraag. Ook al ligt een goed advies en de eerste ideeën op het puntje van zijn tong. Ik heb ons gesprek nog vaak teruggeluisterd, omdat het ramvol zat met mooie inzichten over het stellen van vragen.
Joost en ik delen veel inspiratie met elkaar. Samen ontdekten we in 2020 de eindeloze stroom aan waardevolle content van TheFutur. Waar Chris Do, de CEO, en zijn kompanen de creatieven van nu skills leren die ze niet leren op de academie. En je raadt het al, dat zijn vooral gesprekstechnieken.
Gouden tip van Chris Do
Eén van de online meetups van de TheFutur waar ik aan deel nam, zal ik niet zo snel vergeten. De meetup begon met een 5 min roulette ronde, waar Chris Do zelf ook aan meedeed. Aan de start van die meetup werden alle aanwezigen random in duo’s in breakouts gezet, met een timer van 5 minuten die zorgde dat het beeldscherm langzaam ‘uit fade’ als je nog 20 seconden had. Drie rondes van elk 5 minuten lijkt in principe genoeg tijd voor een leuke chitchat. Totdat Chris Do zelf ineens in mijn breakout zat in ronde 2. Waar ik 5 minuten zijn volledige aandacht had, verdampten de eerste 3 minuten vrij snel omdat ik starstruck was. Dit is één van mijn helden. Gelukkig kwam ik op een simpele maar doeltreffende vraag; welk boek moet ik lezen om te leren hoe ik mensen het beste kan helpen?
Hij zei; The Coaching Habit van Michael Bungay Stanier.
De volgende dag lag het boek in mijn brievenbus en sindsdien houd ik het op grijpafstand in mijn studio. Dit boek is goud.
In het boek legt Michael (die - eerlijk is eerlijk - een beetje crimineel op deze 👆 foto staat. Oh wacht, dat is een aanname) o.a. uit:
waarom het een verstandig idee is om iets langer te wachten met het geven van een advies,
waarom het benadrukken van een nieuwsgierige houding je verder helpt,
en waarom een paar extra vragen stellen het verschil maakt.
Be slower to give answers. Stay curious a little bit longer and ask a few more questions - Michael Bungay Stanier
Chris Do heeft onlangs een video gemaakt waarin hij kort samenvat waarom deze bestseller (1 miljoen verkochte exemplaren inmiddels) een must have is voor iedereen die een ander wilt helpen.
De titel van het boekje is misschien wat misleidend. Een coaching habit aanleren om meer impact te kunnen maken. Maar de essentie van coaching zit in het stellen van betere vragen. Welke dat zijn? Michael beschrijft er zeven in zijn boekje, en die heb ik als inspiratie gebruikt voor mijn eigen discovery vragenlijst.
Mijn discovery vragenlijst
Als ik een hulpvraag krijg, geef ik per mail geen antwoord op de vraag, maar reageer ik altijd met het voorstel om een videobelafspraak te maken voor een discovery. Ik vind video fijn omdat ik graag iemand aankijk tijdens een gesprek. Het voelt persoonlijker dan alleen audio. Daarnaast heb ik de mogelijkheid om mijn scherm te delen. Een live meeting kan natuurlijk ook altijd. Als dat past in de agenda’s.
Ik neem je graag mee door mijn flow.
🤿 #1 - Duiken
Na een korte kennismaking ga ik vrijwel meteen naar de eerste vraag. Zo skip ik te lange small talk en duik ik to the point. Ik wil weten wat er speelt, wat stress oplevert, en wat de aanleiding van de hulpvraag is. Dit doe ik door de simpele vraag te stellen:
Vertel, wat is er aan de hand?
Als ik niet direct antwoord krijg op de ‘wat is er aan de hand-vraag’, gebruik ik deze vragen om te helpen:
Wat speelt er bij je?
Wat geeft je stress?
Wat kost je veel tijd om te fixen?
Michael spreekt in het 🇬🇧 met de ‘What’s on your mind?’-question. En om eerlijk te zijn klinkt dat in het Engels absoluut lekkerder. Dus stiekem gebruik ik die soms ook gewoon als het goed voelt.
➕ #2 - AWE
Meestal lukt het wel om één van de belangrijke stressoren op tafel te krijgen. Maar, de kans is groot dat er veel meer speelt dan je tot nu toe hebt gehoord. Problemen achter het probleem. Daarnaast is dit het moment dat jij nog iets beter je best moet doen om de situatie zo veilig mogelijk te maken. Zodat je alles te horen krijgt. Het tijd voor de AWE-question:
🇬🇧 And What Else?
🇳🇱 en wat nog meer?
Het nieuwsgierig doorvragen naar ‘wat nog meer?’ is een soort overdrukventiel dat jij voor de ander open zet. Het geeft ze toestemming om te vertellen wat ze écht dwars zit, en welke belangrijke en vervelende issues ze eigenlijk met je willen delen. Als je de AWE vraag stelt (een paar keer als het moet!), dan komen de onderste stenen gegarandeerd boven.
💡 Let op: De kans op een waterval aan issues die spelen, is vrij groot. Net als de kans dat jij die issues gaat prioriteren vanuit goede bedoelingen.
Niet doen. In plaats daarvan, ga door naar de volgende vraag.
🎯 #3 - Focus
Je hebt net een lijst van problemen gehoord, en die deel je nu hardop kort en bondig als inleiding tot de focus-vraag. Die vraag stel je in 3 fases:
Welk probleem is de grootste uitdaging?
Welk probleem is de grootste uitdaging voor nu?
Welk probleem is de grootste uitdaging voor nu voor jou?
Dankzij deze subtiele toevoegingen in de focus-vraag zal je merken dat jouw nieuwsgierigheid wordt gewaardeerd en dat de ander je dankbaar is voor het zelf nadenken over de focus.
🖼️ #4 - Kader
Nu is het zaak om te kaderen. Dit geeft houvast en plaatst een uitdaging in perspectief. Vraag:
waar wil jij over een jaar staan?
wat betekent [de uitdaging] daarbij?
Het antwoord op deze vraag geeft aan hoe belangrijk de uitdaging echt is voor die persoon. Het spreekt ambitie en motivatie uit en dat geeft inzichten die jou helpen om te kwalificeren of jij die persoon kan en wilt helpen.
🏗️ #5 - Plan van aanpak
Waar het antwoord op vraag #4 soms groots en vaag kan blijven, ga je met deze 5e vraag to the point komen.
Wat denk jij dat er moet gebeuren om daar over 1 jaar te staan?
In het antwoord op de vraag wat die persoon denkt dat er moet gebeuren om daar over een jaar te staan, hoor je vrij snel of er al een idee is voor een aanpak.
In mijn ervaring is dit het moment dat de hulpvrager exact vertelt wat hij niet zelf in huis heeft en waar hij op zoek naar is. Vrij grote kans dat hij nu precies die zoekvraag deelt, die hij de dag ervoor nog op Google intypte….
👉 #6 - You
Hold your horses. Nog steeds. Niemand heeft gezegd dat jij nu jezelf moet gaan verkopen. Hoe moeilijk dat ook lijkt, want je weet nu al zóveel van het op te lossen probleem.
Het is nu zaak om het gesprek naar jou toe te trekken door de hulpvrager te vragen waarom hij of zij jou heeft benaderd, en niet je concullega’s. Stel de vraag subtiel in twee keer met een kleine toevoeging:
Waarom benader je mij?
Waarom benader je mij nu?
Leg geen woorden in de mond. Luister en schrijf op wat ze zeggen. De woorden die je nu hoort zijn klaarblijkelijk waar jij bekend om staat. Interessante inzichten voor je eigen marketing 😉.
🤝 #7 - #hoedan
Arjen Lubach maakte ooit een filmpje over het partijprogramma van Geert Wilders. Iedere keer als ik de #hoedan-vraag stel, moet ik daar weer aan denken. Spot on.
Als je geen concreet antwoord hebt gekregen over een hoe, dan is dit het moment om daar achter te komen. Stel de vraag:
Heb je een idee hoe ik je kan helpen?
Soms stel je deze vraag niet zo concreet omdat na vraag 6 al meteen duidelijk is wat jij straks op je projectvoorstel kan gaan zetten.
🚩 #8 - Red flags
Je bent er bijna, maar nog niet helemaal. Het is nu wijs om cruciale informatie over potentiële obstakels op de weg op te ophalen. De beren op de weg. De olifanten in de kamer. De red flags zoals ik ze noem.
Wie of wat kan dit avontuur in de weg staan?
Waar mag ik niet of wel over praten als we gaan samenwerken?
Wie zou in theorie dit project van tafel kunnen vegen en waarom?
Door de red flags te ontdekken, weet je beter waar je aan toe bent én kan je inschatten over de hulpvrager voldoende zeggenschap heeft over het inschakelen van jouw diensten.
🛑 Oké, tijd voor een surface interval
Lekker bezig! Je bent één en al oor voor de ander. Je hebt je mond gehouden en de ander een paar scherpe vragen gesteld om te horen wat er speelt. Het is nu aan de hulpvrager om aan te geven of jij de persoon bent die to the rescue moet komen.
De context waarin jij dit gesprek voert, kan verschillend zijn. Ik onderscheid twee voorbeelden:
Zit je in een situatie waar business geen rol speelt, dan is dit het moment om samen af te spreken wat de vervolgstappen zijn. Hierover deel ik later in een andere blog mijn aanpak.
Zit je wél in een new business gesprek, en moet er sowieso gemoneytalked worden, dan is het raadzaam om nu door te pakken, want uiteindelijk zal je een zakelijke afspraak moeten maken. Ik doe dat bij voorkeur meteen in dit gesprek, want de contouren van de hulpvraag zijn nu scherp geformuleerd. Hoe je door kan pakken leg ik later in een andere blog uit.
🖥️ Mijn duikuitrusting
Dit lijstje vragen heb ik ergens opgeslagen, want ik vind het prettig om technologie in mijn voordeel te laten werken. Net als dat ik nooit een ui snipper met een aardappelmesje, maar met een groot koksmes. En inmiddels ook ChatGPT gebruik om stukjes tekst te redigeren.
Enfin, de technologie die ik voor mijn discovery gebruik is de software Notion. Ik ga geen Notion-les geven in deze blog. Daarvoor verwijs ik je met liefde door naar Notion-pro Ruben Beijl, die op dit moment een heel boek aan het schrijven is in Notion. Inclusief gekoppelde databases voor zijn boek-research (heel vet!). Maar ik wil wel graag laten zien hoe ik mijn discovery calls doe met Notion. En eigenlijk is het heel simpel.
Ik heb een database gemaakt voor alle hulpvragen die ik krijg. In die database maak ik een nieuw item aan en kies ik daarin voor mijn eigen discovery template. De vragen verschijnen direct op mijn scherm en ik kan al pratend de antwoorden invullen.
Na het gesprek (vaak rond 30min) is het 1 druk op de knop om de samenvatting van het gesprek te delen met de hulpvrager, door de notion pagina link met ze te delen. Zo snel heb jij nog nooit een offerte gemaakt 😉
To 🌯 it up
Met alle goede bedoelingen toch vanuit iets te veel aannames iemand adviseren? Of liever je mond houden en vooral een paar goede vragen stellen?
Ik luister, ben nog iets langer nieuwsgierig en stel vooral veel goede vragen voordat ik advies geef.
Hierdoor krijg ik vaak het vertrouwen van mijn relaties doordat zij zich gezien voelen door mij.
Ik gebruik mijn geoptimaliseerde vragenlijst in Notion voor de discovery gesprekken
En die deel ik nadien met één druk op de knop, waarna de ander vanuit volledige transparantie, weloverwogen kan beslissen om met mij in zee te gaan.
Happy diving 🤿
Tot volgende week 👋
Maarten