De leven plan je niet. Een workshop wel.
Terwijl ik dit stukje tik, realiseer ik me dat ik de gewenste frequentie van 1 blog per week niet gehaald heb. De reden? De leven. Die plan je niet. Een workshop wel.
Als je deze blog hebt gelezen, begrijp je waarom ik:
☝🏻 Een eigen Workshop Planner heb gemaakt
🖼️ Begin met het reframen van iemands probleem
✅ Pleit voor een strategische selectie van deelnemers
🚩 Nooit vergeet om naar de red flags te vragen
🪜 Veel aandacht besteed aan de praktische zaken rondom een workshop
✨ Altijd wil weten wat de output én outcome van de workshop moeten zijn
Ik heb heel hard gewerkt, maar niet voor geld
Om de één of ander reden is de timing van Lynn Berger (één mijn favoriete schrijvers) altijd spot on. Ze publiceert haar werk precies op hét moment dat ik het nodig heb. Thanks Lynn 🙏.
🍼 Zo werd in 2019 onze tweede geboren en maakte Lynn De Tweede (een boek met podcast). Over de zoektocht naar het standaard gezin.
💰 Nu drie jaar later - en precies in de afgelopen 3 weken - kwam het boekje Ik werk al (ik krijg er alleen niet voor betaald) van Lynn uit. Over het deeltijdparadijs Nederland dat aan de bak zou moeten terwijl er ook nog iets bestaat als zorg voor je kinderen, ouders en vrienden. Allemaal werk waar we niet voor betaald krijgen, maar die wel bij de leven horen.
Nou lieve lezer, dat is dus precies wat er de afgelopen 3 weken bij mij gebeurde. De leven - zoals Sef het ooit prachtig duidde - plan je niet. Hij neemt je planning soms gewoon even van je over.
Zo hadden wij shit-shows op 🏫 , in de familie 👨👩👦 en bij de IKEA die het schijnbaar moeilijk vindt om een matras om te ruilen. Hoezo laat je 4 (!) busjes van Haarlem naar Castricum rijden én je klant een week op een verrot matras in de woonkamer slapen? Wel gezellig, voor een haardvuurtje 🔥.
Anyway; ik heb heel hard gewerkt, maar niet voor geld. En dat is oké.
In een situatie waarin ik niet word afgeleid, maar 'gewoon' mijn betaalde werk kan doen, bepaal ik het liefst alles zelf: met wie ik werk, voor wie ik werk en wat ik precies doe. In de blog Houd je adem in en duik diep heb ik uitgelegd waarom en hoe ik het liefst heel diep duik voordat ik advies geef. Ik doe dit in mijn discovery conversatie door de belangrijkste vragen achter de vraag te stellen, zodat ik een beter beeld heb van waar de hulpvraag vandaan komt. "De hoed en de rand", zou mijn vader zeggen. Als je die hebt, is het tijd om een plan van aanpak te maken. Ook hier heb ik een eigen format voor ontwikkeld en dat deel ik graag.
Goed luisteren wordt gewaardeerd
Als facilitator wil ik nooit voor verrassingen komen te staan. Ik wil me altijd vet goed voorbereiden. Het liefste samen met de opdrachtgever. Ik heb hier een lekker formatje voor ontwikkeld. Een soort checklist vol met vragen, maar wel één die transparant is want de opdrachtgever krijgt hem ook. Hij is lekker omdat je hem samen kan invullen in Miro. Door het samen te doen, groeit het vertrouwen van je opdrachtgever in jou. Want door dit format in te vullen, herhaal je de antwoorden van je opdrachtgever en laat je zien dat je luistert. En als je klaar bent na 30min ongeveer, exporteer je hem met 1 druk op de knop als pdf en heb je alle belangrijke afspraken zwart op wit.
Kijk, dit is hem 👇. Ik splits hem graag op om het toe te lichten. Niet per sé in de volgorde van linksboven naar rechtsonder. Het moet wel flexibel blijven.
🔥 Probleem ←→ uitdaging
Iemand die iets wil, heeft vaak een probleem dat opgelost moet worden. Als facilitator wil jij dat probleem weten. Ik geloof dat problemen door drie factoren worden bepaald.
Doelstelling (de subjectieve wens van de probleemhebber)
Perceptie (de werkelijkheid door de ogen van de probleemhebber)
Realiteit
Omdat perceptie en wensen knetter subjectief zijn, is het slim om te proberen om het probleem te herformuleren naar een uitdaging. Uitdagingen triggeren het oplossingsgerichte denken veel meer dan een probleem dat doet.
Dit klinkt misschien wat vaag en groot, maar is in feite vrij simpel. Je leest het probleem, daar heb je een eigen interpretatie bij en die schrijf je als een statement op door te beginnen met deze drie woorden: Hoe Zouden We. Je zal zien - omdat perceptie en wensen zo verschillend zijn - dat alleen al de interpretatieverschillen waardevol zijn.
Een probleemhebber kan zijn probleem misschien moeilijk vanuit een ander perspectief zien. Jij hebt het probleem niet en kan daarom van waarde zijn door het probleem te duiden vanuit een nieuw perspectief. Omdat je in de discovery de vraag achter de vraag hebt gesteld, heb je genoeg informatie om een HZW statement te maken. Die leg je voor aan je opdrachtgever en samen vul je de details in, om het een kader te geven.
🔑 Deelnemers
Heb je de HZW en de details ingevuld, dan gaat het gesprek vaak snel over de deelnemers. Wie er mee moeten doen. Ik ga dan direct naar de deelnemerslijst. Want als er iets belangrijk is aan workshoppen, dan is het wel wie er mee moet gaan doen. Door samen met de opdrachtgever die selectie te maken, kan jij als facilitator het verschil maken. Bij het samenstellen van het team pleit ik altijd voor diversiteit in het team. Zowel in hierarchie (van CEO tot stagiair) en in achtergrond (sales + marketing + HR + uitvoering). Vergeet natuurlijk nooit de eindverantwoordelijke. Maar de kans is groot dat je daar nu mee aan tafel zit.
Naast naam + toenaam, stel ik altijd de vragen:
Wat is hun rol (in dit project)?
Wat denk je dat hun motivatie is?
Wat is hun ervaring met workshoppen?
Vul het in allemaal in en probeer op het magic number van 7 uit te komen. Dat is het fijnste aantal mensen om co-creatief te workshoppen. Waarom? Voldoende om mee te co-creëren, en ook voldoende om een afspiegeling van een organisatie mee te maken. Ga je over de 7 heen, overweeg dan een tweede facilitator en break out sessies in je workshop.
🚩 Red flags
Als je de 7 mensen hebt geselecteerd, stel dan meteen daarna de red flag-vraag:
Wie of wat kan bij deze workshop of dit project voor problemen gaan zorgen en waarom?
Cruciaal want jij wilt de olifant in de kamer weten. Als die er is, zal je hier - of je nou wil of niet - extra aandacht en energie aan moeten besteden in de workshop. Ik merk vaak dat de opdrachtgever het met me wilt delen, om vanuit vertrouwen het hele verhaal te vertellen zodat ik me het beste kan voorbereiden.
🏗️ Praktisch
Heb je de uitdaging, de deelnemers en de red flags, dan is het tijd om de praktische details door te nemen. Alle vragen die ik hierbij stel zijn:
📆 Wanneer en hoe lang gaan we workshoppen? (datum + tijd) 👉 3 uur per dag is de max. Vroeg beginnen doe ik nooit. Want waarom? Veel van ons hebben kinderen en die moeten ook gewoon naar school. Lekker om 10 uur beginnen dus.
🗺️ Waar gaan we workshoppen? 👉 Online of fysiek? Als het fysiek is, waar precies? Vaak heeft de opdrachtgever zelf al een ruimte in gedachten. Ik probeer hierbij aan te geven dat de plek een belangrijke rol kan hebben voor de inspiratie en rust tijdens de workshop. Daglicht is belangrijk, net als de mogelijkheid om naar buiten te gaan. Het strand is de perfecte plek!
✨ Hoe is het teamgevoel in dit team? 👉 Motivatie per deelnemer heb je al gehad, maar je weet nog niets van de team vibes.
📹 Wil je (iets van de) workshop opnemen in audio of video? 👉 Een interview met iemand via een videobelverbinding is zo opgenomen en kan als waardevol worden gezien.
🖥️ Vind je het goed om Miro te gebruiken? 👉 Ik zeg altijd dat het mijn voorkeur heeft. Om heel veel redenen. Snelheid, stemmen, exports en sinds kort ook de kunstmatige intelligentie in Miro is ongelofelijk waardevol.
💬 Hoe wil je de verwachtingen managen? 👉 Ik doe altijd een briefing voorafgaand een workshop. Ook als het een kleine sessie is. Je deelnemers moeten zich kunnen voorbereiden en weten waarom ze in godsnaam mee moeten doen. De verwachtingen managen kan je op talloze manieren doen.
1 op1 interviews, synchroon (bellen) of a-synchroon (formuliertje, mailtje, VideoAsk - you name it)
Een e-mail aan de hele groep
Een meeting met de hele groep
Een mini workshop met de hele groep, om bijvoorbeeld de eerste oefening samen te doen. Problem Framing bij de Design Sprint is hier een goed voorbeeld hiervan.
💡 Wat voor idee heb je zelf voor de workshop? 👉 Ik merk dat de opdrachtgever vaak al iets in z’n hoofd heeft qua proces en uitstraling. Misschien hebben ze al eerder zoiets gedaan of zijn ze geïnspireerd door iemand. Dit is goud voor jouw voorbereiding en meteen gratis inspiratie.
🎲 Zijn er specifieke oefeningen die je wilt doen en zo ja welke? 👉 Een doorvraag-vraag na de vorige, maar wel een hele nuttige.
✅ Wat heeft je voorkeur mbt het maken van keuzes? 👉 Sommige mensen hebben een hekel aan stemtooltjes of uberhaupt democratisch stemmen. Je kan de Choose fase ook op andere manieren doen, zoals bijvoorbeeld met liberating structures.
🚀 Wat moeten we absoluut wél doen? 👉 Hier rolt soms nog iets leuks uit. Gewoon vragen, kan geen kwaad.
🛑 Wat moeten we absoluut níet doen? 👉 Bij deze vraag krijg je soms te horen waar ze een hekel aan hebben. Fijn, dan weet je dat je dat sowieso niet moet doen.
📖 Heb je iets dat ik moet zien of lezen voordat we beginnen? 👉 Visiestukken, filmpjes van de CEO, artikelen uit de media, you name it. Jij bent de leek in hun onderwerp, en dan is inlezen of kijken soms heel fijn.
Dit lijken allemaal simpele vragen, en dat zijn ze ook. De waarde van het stellen van deze vragen ga je later in het workshop-ontwerp waarderen.
🥇 Output & outcome
Output en outcome zijn twee verschillende dingen. Kijk maar.
Stel je gaat bier brouwen:
🌾 De ingrediënten is je input
🧑🏻🍳 Het brouwen is het proces
🍺 Het bier is de output
🙌 …en hoe blij jij en je vrienden worden van dat bier, dat is de outcome
In mijn workshop planner wil ik zowel de output als de outcome weten. Bij de outcome heb je must haves en nice to haves. Daar kom je vanzelf achter als je de vraag stelt:
Wat is het belangrijkste dat je uit deze workshop wilt halen?
Let goed op dat ze op de outcome-vraag niet het antwoord geven dat je op de output-vraag wilt hebben. Ook hier kom je gauw genoeg achter.
Met de output en outcome heb je de planner - als het goed is - helemaal ingevuld. Exporteer hem als .PDF en deel hem na je call meteen met je opdrachtgever. Hier kunnen jullie allebei dan op terugvallen in het proces.
Wil je mijn workshop planner een keertje zelf proberen? Stuur me een berichtje en ik deel het Miro template met je.
Tot volgende week…uh….keer! 👋
Maarten