Dit zijn mijn spe(e)lregels
Om verwachtingen zo goed mogelijk te managen, maar ook om het ijs te breken tijdens al mijn workshops. Precies, spel én speel. Want het moet wel leuk blijven.
In de vorige blog post kwam mijn eigen facilitators checklist voorbij. Een handig en tactisch lijstje met principes die ik van mezelf niet mag vergeten als facilitator. Zo’n lijstje heb ik ook voor de groepen die ik begeleid. Om het spel dat we gaan spelen te kaderen. Ja, het gaat ook hier weer om het managen van de verwachtingen. Want niets is vervelender voor de groep én mij als er buiten de context wordt gespeeld en daardoor onnodige spanning ontstaat of waardevolle tijd verloren gaat.
Don’t forget to play
Voordat ik in dat lijstje van spelregels duik, wil ik eerst even stil staan bij spelen. Hoezo spelen onze kinderen het liefste de hele dag en vinden wij het al moeilijk om een doorsnee vergadering leuk te maken?
Het lijkt wel alsof wij volwassen vergeten zijn om te spelen en dit alleen maar doen op Lowlands, met bordspelletjes in vakantiehuisjes of wanneer we met kinderen door het sprookjesbos van de Efteling lopen.
Gelukkig, lieve lezer, hoef je niet per se naar een festival of pretpark om te spelen - en daarmee jezelf te verwonderen. Het kan ook gewoon in het dagelijks leven en op je werk. En het is geen onzin of luxe; het kan je werkgeluk en de impact van je werk sterk beïnvloeden.
Zo stelde Lisa Maier - een creatief strateeg die ik interviewde in mijn podcast Dit leer je niet op school - subtiel dat het ‘handig is om je te verwonderen’. Luister als je wilt weten wat voor routines Lisa hierbij heeft, hoe ze dit dagelijks doet en wanneer dit haar goed lukt👇.
Genoeg over verwonderen en spelen, tijd om mijn spelregels te delen. Dat doe ik nu via dit medium met jou, maar als je deelnemer zou zijn in een van mijn workshops, zou je deze gifjes in een keynote op een groot scherm zien of in een Miroboard met presentatiemodus.
#1 — Ik ben de gids, jullie zijn de held
Dit eerste principe gaat over eigenaarschap, over mijn rol als facilitator bij de groep en waarom het belangrijk is om te benadrukken dat de groep zelf het goud in handen heeft en ik ze daarin begeleid.
De uitdagingen die ik tegenkom in mijn workshops zijn vaak zaken waar de groep al een tijdje aan werkt. Waarbij ze verschillende interventies hebben geprobeerd en waar het toch niet lukt om een creatieve oplossing te vinden. Ik leg uit dat de kans heel groot is dat de oplossing voor hun probleem al ‘in hun hoofd’ zit, maar dat ze hulp nodig hebben om deze eruit te halen. Hence; een externe facilitator (gids) met een slim en strak proces waarin de groep zelf kan gaan vlammen.
Door niet zelf de held uit te gaan hangen (wat je ego stiekem heel fijn zou vinden), maar de probleemeigenaar te helpen om zelf oplossingen te vinden, vergroot je de kans dat ze het gevoel krijgen echt geholpen en gezien te worden. Ze voelen zich sneller eigenaar van de oplossing en dit leidt mijns inziens sneller tot doorbraken en veel dankbaarheid aan de andere kant.
#2 — Vertrouw mij en mijn proces
Klinkt als een open deur, maar trust me, dit is van meerwaarde om te delen. Alleen al om aan te geven dat jij zelfverzekerd in je werk staat.
Faciliteren is veel meer dan ‘even een groep mensen door een workshop heen trekken’. De kracht van een goede facilitator zit ‘m in de voorbereiding. Ik ontwerp mijn workshops zo nauwkeurig, dat ik alleen daardoor al met vol vertrouwen deze tweede spelregel kan delen.
Sterker nog; doordat ik mijn workshops zo grondig voorbereid, kan ik in geval van nood/ziekte/overmacht de workshop zelfs (deels) door iemand anders laten faciliteren, want ik heb de fundering vooraf al helemaal gelegd en visueel gemaakt. (Joost, weet je nog bij dag 1 van die ene Design Sprint voor de UvA? 🙏)
Daarnaast is dit hét moment om red flags 🚩 in de groep te herkennen en waar mogelijk te elimineren. Zo wil je potentiële derailers - deelnemers die bij voorbaat geen zin hebben in post-its, de methodiek als geheel in twijfel trekken en jouw vakkundigheid op de proef stellen - liever niet in je sessie hebben.
Wat je dan kan doen? Zeg heel duidelijk dat jij ook hun waardevolle tijd niet wilt verspillen en vraag ze om zelf in te schatten of hun bijdrage aan deze workshop waardevol zou kunnen zijn voor de missie van de groep. Als zij denken van niet, dan wil jij hun tijd in ieder niet verspillen en moedig je ze aan om iets anders nuttigs met hun tijd te gaan doen.
#3 — We maken ons gesprek tastbaar, om discussie te voorkomen
Dit gifje werkt aanstekelijk bij velen. Moet je proberen, lachen gegarandeerd.
To the point; deze derde spelregel dekt eigenlijk twee principes:
Ik geloof in het tastbaar maken van je gedachten. Iets opschrijven of uittekenen werkt beter dan iemand verbaal iets uit te laten leggen en de rest aandachtig maar passief te laten luisteren. Niet iedereen werkt bij WC eend of kan een idee in weinig woorden duiden. Laat staan dat groepsgenoten vervolgens de hele boodschap ontvangen…
Discussie is geen garantie voor een constructief gesprek. Ik heb ervaren dat discussie vaak ontstaat zodra persoon B hetgeen persoon A zegt, niet begrijpt. Omdat persoon A niet in staat is om het kort en bondig te delen bijvoorbeeld. Verschillende interpretaties van persoon B liggen op de loer en zorgen voor verwarring bij persoon A. In plaats van vragen wat ermee wordt bedoeld, komen er tegenargumenten op tafel en beland je in een overtuig-situatie.
Dit wil ik liever niet in mijn workshops en daarom pleit ik voor de simpele uitdaging om alles wat we zeggen tastbaar te maken. Dat we alles wat we waardevol achten om te delen, opschrijven of uittekenen. Als dat lukt, minimaliseren we de kans op interpretatieverschillen bij alle deelnemers én kunnen we ook effectiever werken.
#4 — We werken samen & alleen
Nummer 4 sluit aan bij ‘het effectiever werken’ uit regel 3. Probeer maar eens 10 man tegelijk (??) kort en bondig iets te laten delen zónder op elkaar te reageren.
De kern van samen & alleen is dat we intensief samenwerken, maar wel individueel door de opdrachten heen gaan. Je bent met volle focus aan het werk en laat je niet afleiden door anderen. Want je werkt allemaal in stilte - of met een muziekje op de achtergrond - aan dezelfde oefening en komt na een paar minuten weer samen om te bekijken wat er is bedacht. Deze manier van samenwerken zorgt ervoor dat er ruimte is voor de input van alle spelers, er niemand wordt overgeslagen en dat alles wordt gezegd wat gezegd moet worden.
Want….
#5 — Wat jullie delen is belangrijker dan wie het deelt
…het doet er niet toe wie iets bedenkt. De waarde van ideeën zit ín de ideeën zelf. Extraverts en dominante CEO’s mogen net zo veel delen als onzekere trainees en juniors.
Als jij als facilitator de anonimiteit bewaakt, door te zorgen dat niemand weet wie wat maakt, zal je merken dat de verborgen potentie van de groep makkelijker naar boven komt. Mijn ervaring is dat gouden ideeën sneller worden gevonden als groepen dit principe omarmen.
☝🏻 Pro tip: gebruik een tool als Miro om gedachten tastbaar te maken en te delen. Dit werkt veel gemakkelijker dan fysieke post-its met stiften. Want bij analoge pots-its heb je geen garantie dat mensen leesbaar schrijven én je kan nooit zo snel tientallen post-its in een grid plaatsen na een oefening, waardoor iedereen het rap kan lezen en een selectie kan maken uit de beste ideeën. Met Miro kan dat in een kwestie van seconden.
En als je dan toch tijd wilt winnen, dan is het synthetiseren (bundelen) van gekozen ideeën een stuk makkelijker als je die snel kan dupliceren en samenvoegen. Mijn collega David Finnegan deelde hierover onlangs deze post waarin hij laat zien hoe je dat doet.
#6 — We maken altijd een keuze
Kiezen is vooruitgang, niet kiezen is stil staan. Een waarheid als een koe, zou mijn vader zeggen. Deze zesde en laatste spelregel is voor veel mensen één van de moeilijkste dingen om te doen. Want; wat als je de verkeerde keuze maakt?
Nou, dan weet je dat ook weer en brengt dat je verder.
Kiezen is één van de belangrijkste aspecten van mijn workshops en gelukkig zijn er verschillende manieren om dit te doen.
Je kan democratisch een keuze maken met een groep, door stem-tooltjes te gebruiken of stikkers te plakken. De meeste stemmen gelden en je gaat door. Of door de spreekwoordelijke 🌡️ in de groep te steken om te zien waar men op ‘aan gaat’.
Een andere manier van een keuze maken is door te werken met liberating structures. Een techniek waarbij je de deelnemers uitdaagt om met gemaakte content verder te gaan werken in groepjes van 2 die na iedere ronde groter worden. Ik schreef er op LinkedIn ooit deze blogpost over toen ik letterlijk de opdracht kreeg om een sprint te ontwerpen waarbij ik geen stem-tooltjes mocht gebruiken.
Welke aanpak je ook kiest, benadruk dat niets in steen is gebeiteld en dat we vooral kiezen om progressie te kunnen boeken. Om door te kunnen gaan. Zodat we zien wat wel of niet werkt.
Weer wat geleerd.
To 🌯 this up
Moraal van dit verhaal;
✨ Koester verwondering en speel wat vaker buiten je vrije tijd om
🧰 Gebruik technieken om beter naar elkaar te luisteren
🥊 Probeer uit de discussie te blijven
🧠 Maak je gedachten tastbaar
🤝 Werk samen & alleen
👺 Bewaak anonimiteit om verborgen potentie te vinden
✅ Maak altijd een keuze
Tot over een week 👋
Maarten