Wat wij kunnen leren van verloskundigen
Het klinkt misschien wat vreemd, maar ik geloof dat iedereen die iets voor een ander betekent, wat kan leren van verloskundigen. Want hoe zet jij de baby van een ander op de wereld?
Maak je geen zorgen, ik ga geen ouderschapstips geven. Geen suggesties doen hoe je een bevalling met je vrouw kan voorbereiden of waarom je nooit bij de Prenatal naar binnen hoeft te gaan.
Nee, ik ga in uitleggen wat ik als strateeg heb geleerd van alle verloskundigen die mij destijds hebben geholpen bij de start van mijn ouderschap. Want zij snappen pas écht wat het betekent om aanstaande ouders te faciliteren bij hun grootste uitdaging ooit.
Over faciliteren gesproken
Ik weet het nog zo goed. Zes en vier jaar geleden, toen we werden begeleid bij de geboorte van onze kinderen. De verloskundigen kwamen 9+ maanden lang even in onze bubbel. Ze zagen ons in volle kwetsbaarheid en waren er wanneer we ze nodig hadden. Ze hielpen ons letterlijk bij het proces van het zetten van een baby op de wereld.
Je zou kunnen zeggen; de verloskundigen faciliteerden ons in een spannend, ingewikkeld en uitdagend proces waarbij:
hun persoonlijke mening er nooit toe deed
wij mochten zijn wie we waren
zij geen belang hadden in alle keuzes die wij maakten
zij volle aandacht hadden voor ons hadden
zij ons alle ruimte gaven om vragen te stellen
Laat dat nou precies punten zijn waar ik stiekem nog best vaak aan terug denk op de momenten dat ik als facilitator een groep begeleid in een co-creatief proces. En dan ben ik alle verloskundigen die ons geholpen hebben, toch aardig dankbaar.
Belangeloos iemand helpen
De mensen die me kennen weten dat ik pleitbezorger ben van het gedachtegoed dat als we écht iemand willen helpen,
we geen advies hoeven geven
we vooral vragen mogen stellen
we ons ego voor even parkeren
en we ons vooral faciliterend opstellen
In het Engels noemen ze dat facilitation. In het Nederlands heb ik nog niet echt een goede vertaling voor deze term gevonden. Maar ik heb inmiddels wel ontdekt waarom het invliegen van een belangeloze speler in een groepsproces waardevol kan zijn. Nog los van het type uitdaging dat er getackeld moet worden.
Wat je niet wilt
Mijn collega Katrien Schepers schreef een prachtig betoog over de waarde van onafhankelijke facilitators.1
Hierin schetste ze een situatie die ik ook herhaaldelijk heb meegemaakt bij meetings met teams, en waarbij een belangeloze facilitator het verschil had kunnen maken.
Ik quote Katrien:
Imagine you have to make a really important decision in your company. What happens? You organize a meeting with hopefully only people who are experts in the field and will contribute to the meeting.
After that the discussion starts.
Person A starts talking about how important the problem is and shares their point of view on the matter.
Person B starts talking.
Then person C starts, D interrupts, E has something to add to what person B said and 30 minutes later someone disagrees with what person A had to say.
Person C forgot what person A said so person A reiterates their point of view.
And then we make a decision.
Based on what actually? We make decisions based on our capacity of remembering what’s being said. And what we remember does not align with only facts, but there are experiences thrown into the cocktail: perception, mood, stress, and many other things.
One of many recurring problems in a meeting:
No clear outcome
Meeting length
Lack of clarity or purpose
Too many meetings
Lack of employee participation
Off-topic discussions
Late start and end times
Ignored meeting agenda
Dit 👆 heb ik zelf meegemaakt in teams, en zie ik nu herhaaldelijk bij mijn opdrachtgevers. Zij geven aan dat ze veel van die terugkerende problemen vervelend en vooral onnodig vinden.
Zonde, want ik geloof dat je met een belangeloze facilitator veel van deze problemen kan voorkomen. Een goede facilitator is in staat om een co-creatief proces te ontwerpen én te begeleiden, waarmee deze de samenwerking en verbinding in een groep aanmoedigt. Het doel van deze processen (of workshops zoals ik ze noem) is om
🔑 het potentieel van de groep als geheel te ontketenen
💬 en om volledig gebruik te maken van het scala aan vaardigheden en ervaringen van de individuele leden om de uitdaging op te lossen.
Het maakt niet uit wie de facilitator is. Iedereen kan deze rol op zich nemen in een groep. Zo lang je als facilitator zelf maar in de rol blijft om de groep door het proces heen te helpen, zonder inhoudelijk invloed uit te oefenen op de uitkomst. Hoe moeilijk dat ook is voor creatieve denkers die ‘in opdracht’ helpen om de baby van de ander op de wereld te zetten.
Mijn facilitator checklist
Meermaals heb ik de training Strategisch Design Facilitator gegeven aan teams die als facilitator het verschil willen maken in hun eigen meetings. Ik heb ze laten zien welke methodes ik gebruik en wat voor zachte skills ik handig vind om te hebben daarbij. Zo maakte voor mezelf deze facilitator checklist:
👉🏻 Jij bent de gids, niet de held
Geef nooit advies. Alleen als de groep er naar vraagt. En zelfs dan is het slimmer om scherpe vragen te stellen zodat je de groep aan het denken zet en zij de oplossing zelf bedenken.
Stel open en niet-suggestieve vragen die niet met 'waarom' beginnen. Dat heeft meesterinterviewer Jair Stein me ooit geleerd over zijn vak. In de waarom-vraag zit vaak een oordeel. Vragen die volledig vrij zijn van suggestie of oordeel, leveren de meest waardevolle antwoorden op.2
Benadruk wat anderen hebben gezegd, door middel van bijvoorbeeld LSD. Nee, niet dat leipe goedje 🧪, maar de methode: luisteren, samenvatten, doorvragen. Je deelnemers vinden het heel erg fijn als ze door hebben dat jij goed naar ze luistert.
⚡️ Energie is alles
Deel in je workshop-introductie een visueel draaiboek van het programma en laat zien wat voor pauzes je hebt gepland en waarom je ze belangrijk vindt.
Die pauzes duren 15 minuten of langer en zijn zo veel mogelijk buiten in de open lucht. Trucje; als je remote werkt, laat de camera’s dan aan staan zodat je ziet dat je groep écht achter hun 💻 weg is.
Workshop nooit langer dan 3 uur per dag. Niemand gaat lekker op 8 uur full focus snelkookpannen. Je zal zien dat je ongelofelijk veel waarde kan bieden in 3 uur tijd. Heb je meer tijd nodig? Plan dan een sprint verspreid over een week, verdeeld over een aantal workshops van 3 uur elk.
💪 Begin sterk, eindig nog sterker
Breek altijd het 🍦 aan het begin van de workshop. Doe dit met een oefening waar je iedereen uitdaagt om zich kwetsbaar te stellen. Als iedereen aan het begin ‘aan’ is, ga jij lekkerder je workshop in.
Bedenk je eigen rituelen. Niets is leuker om je eigen draai te geven aan een sessie. Zo bedenk ik vaak hoe ik mijn zelfgebrouwen 🍻 kan gebruiken in workshops.
Sluit af met een highlight session. Niets is waardevoller dan door de ogen van de groep terug te kijken op de pluspunten van je workshop. Hoe? Door drie simpele vragen te stellen:
Hoe zou je deze workshop aan een collega uitleggen?
Wat is je bijgebleven van vandaag?
Wat heb je geleerd in deze workshop?
🎓 Kennis is niet altijd zaligmakend
Maak een briefing van je workshop in jip&janneke-taal, zodat iemand die nog nooit een workshop heeft gedaan het ook snapt.
Let op je eigen taal en jargon bij je begeleiding. En terwijl ik dit nu opschrijf, realiseer ik me weer hoe moeilijk dit is 😉.
Realiseer je dat niemand in jouw hoofd kan kijken en je daarom alles helder moet uitleggen. Aan de hele groep.
🗝️ Improvisatie is de sleutel
Blijf altijd rustig. Niets is meer funest dan de groep laten zien dat jij de controle verliest.
Plan een worst case scenario. Want er kan altijd iets gebeuren waar jij geen invloed op hebt.
Wees voorbereid om van oefening te switchen. Het kan handig zijn om een aantal back-up oefeningen paraat te hebben die je eventueel kan inzetten mocht dat nodig zijn.
🤩 Manage verwachtingen maximaal
Als het agenda-technisch lukt, doe altijd 1op1 interviews voor de start. Synchroon (videobellen) of a-synchroon (door middel van VideoAsk bijvoorbeeld).3 Alleen al om te horen wat er écht speelt in een groep, is het heel waardevol om iedereen even gesproken te hebben. Mensen delen individueel andere dingen dan in een groep. Ze zijn dan minder beïnvloed door de groepsdynamiek en durven zich kwetsbaarder op te stellen.
Begin je workshop door te delen wat je wél en níet gaat doen. En bij dat laatste vul je dus in wat je hebt gehoord in de interviews, zodat je die mensen direct op scherp zet.
Neem je groep mee langs je eigen workshop spelregels en laat ze voor de grap een convenant tekenen.
To 🌯 this up
Facilitators faciliteren. Ze doen niet het werk vóór maar mét de opdrachtgevers. Ze stellen vragen en geven geen advies. Ze luisteren en stellen dan nog meer vragen. Zodat de groep zelf de mooiste baby’s… uh…. ideeën op de wereld zet.
Voor nu, plaats een comment of mail me vooral als je een prangende vraag of opmerking hebt over dit verhaal.
Tot over een week 👋
Maarten
ps: (Ik ben oprecht benieuwd wat verloskundigen Machteld, Hester, Eva en Kristel zouden zeggen als ze dit lezen 😎.)
Lees de blog Hire unbiased outsider for your next meeting van mijn collega Katrien Schepers.
Voor mijn podcast Dit leer je niet op school interviewde ik Jair Stein en leerde hij me een aantal kneepjes van zijn interview-vak. Nuttig voor iedere facilitator die betere vragen wil stellen.